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不動産管理システムの社宅代行機能

ここでは、数ある不動産管理システムの機能のうち、「社宅代行システム」について、くわしく解説をしていきます。とくにイチオシできる評判のソフトもピックアップして紹介しているので、社宅代行システムの導入を検討している人はぜひチェックしてみてくださいね。

社宅代行システムとは…?

主に社宅代行業務を行っている会社の業務効率化を実現してくれるシステムです。クライアント企業がら委託をされた社宅管理にかかわる情報を、インターネットを経由して、リアルタイムで参照することが可能になります。

クライアント企業からの入退去申請や、それにかかわる斡旋状況管理、契約締結管理、また毎月の入出金業務などをサポートしてくれます。社宅代行業務会社の新しいサービスとして、クライアント企業の満足度に貢献できるシステムといえます。

おすすめソフト紹介

イチオシの社宅代行システムを1つピックアップしてみました。システムの特徴を簡単にまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。運営会社や公式サイトも掲載しています。

J-Act【東計電算】

J-Act【東計電算】のHP画像

自社サーバーを持ち、24時間万全の有人管理ができる

契約前の入居申請受け付けから斡旋状況の管理、契約締結後の契約状況管理、また日々の入出管理まで、社宅代行会社の業務を一元的に管理できます。契約途中の賃料変更や家主変更、部屋移動といった条件を変更することも可能です(変更条件なども履歴で管理可能!)。

日々の請求入金支払い業務を通常どおり行うだけで、仕訳データを自動的に作成。外部科目変換機能も搭載しており、会社会計システムへのシステム連携も可能となっています。

また、科目を自由に設定して、科目ごとに費用負担を設定することが可能(会社負担、個人負担、給与天引き等)。契約の途中で契約台帳を修正することもできます。

さらに、運営会社の株式会社東計電算は自社サーバーを持っており、24時間有人管理してくれる点が魅力。不動産業務の専門性が高いSEがいるため、痒いところにも手が届くサポートを受けられます(東計電算は、不動産に限らずシステム開発・導入で実績がある会社です!)。

また直感で操作しやすいインターフェースもうれしいポイントです!

システム導入の利点

社宅に関わる業務の効率化

通常の一個人の社宅契約であれば、必要な情報や文書、契約書は数枚で済むと思いますが、社内の異動に伴って、十数人~数十人単位の多量の契約・解約の手続きを求められる場合はどうでしょう。

社宅管理システムを導入することで、該当するフローに則って必要以上の人的リソースを要さない運用が可能となります。

また、社宅担当者自身が異動になった際にも、情報を一元管理していることで円滑な引継ぎが担えます。

選ぶポイント

セキュリティに強いか

社宅管理システムの多くがクラウドやネットワーク上で情報を管理しています。情報へのアクセスがwebブラウザから簡単にアクセス・操作できる反面、重要なデータを扱うという事を踏まえながら、導入システムを選ぶ必要があるでしょう。

管理システムを通してデータにアクセスする形式や、決められた者以外のアクセスを制限できるなどのポイントも押さえておきましょう。

近年から運用が開始されたマイナンバーも重要なデータですが、管理システムが転貸型・代理人方式なのかによって、より高いセキュリティレベルが求められます。管理システムのカスタマイズ性が、自社の使用環境とマッチしているのかも確認してみましょう。

導入事例

煩雑な書面業務を簡略化

社宅利用申請書が紙媒体だったため、社宅管理担当の負担は契約に必要な書面の手配だけでなく、解約や敷金返金業務により、一層負荷が掛かっていましたが、管理システム導入後はペーパーレスによって手続きの煩雑さがかなり軽減されています。

また、社宅の契約にかかわる書類や、火災保険などの保険に関する事項は包括的に申請を行うことで、申し込みの遅延や付帯漏れなどのリスク解消にもつながっており、トータルの工数削減の数値で見ると人事部だけでも、昨年より1,500時間余りも数値の削減を見込んでいます。

担当者の業務負担軽減により、以前よりも取り扱う物件を広く選択できるようにしたところ、従業員からも喜びの声を貰うようになりました。

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