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不動産管理システムの不動産情報管理機能

ここでは、数ある不動産管理システムの機能のうち不動産情報管理システムについて解説しています。おすすめのソフトも紹介しているのでぜひ参考にしてください。

不動産情報管理システムとは…?

不動産物件の情報共有や文書管理といった機能により、不動産業務の効率化を可能にしてくれる管理システムです。また、不動産管理会社のフロント業務を支援する機能などもあり、期日管理や書類作成といったフロント業務の効率化に役立ちます。マンション会計システムや賃貸管理システムとの連携によって、フロントマンがいつでも自分のパソコンから会計情報や居住者情報を閲覧できるものもあります。(各製品によって、搭載されている機能はそれぞれ異なります)

各業務で登録したデータ、文書、作業計画などを管理し、業務の効率化や情報共有の実現に役立ちます。

おすすめソフト3選

以下に、おすすめできる不動産情報管理システムを3つピックアップしてみました!それぞれ特徴を簡単にまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

J‐Nex【東計電算】

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不動産に強いSE+直感で操作しやすいインターフェース

管理会社のフロント業務を支援する情報共有システム。マンション会計システムや賃貸管理システムとの連携によって、フロントマンはいつでも自分のパソコンから会計情報や居住者情報等を閲覧できます。各業務で登録した文書やデータ、作業計画などを管理して、業務の効率化や情報共有を実現してくれます。また、運営会社の東計電算は自社サーバーを持っており、24時間有人管理してくれます(不動産に限らずシステム開発・導入で実績がある会社です)。不動産業務の専門性が高いSEがおり、痒いところにも手が届くサービスが受けられます。直感で操作しやすいインターフェースも魅力です。

FMSシリーズ【エヌジェーケー】

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マンション管理の業務をシステム化

2001年のマンション管理の適正化法施行を機に、マンション管理会社向けに販売を開始したFMSシリーズ。マンション管理会社の基幹システムとして重要度の高い業務をシステム化しています。業務面・機能面においては、業界ニーズを常に先取りしています。業務知識豊富なシステムエンジニアが、導入前のコンサルティング段階からサポートしてくれるのもうれしい点です。

Usoliaマンション管理業システム【内田洋行ITソリューションズ】

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マンション管理のための総合パッケージ

マンション管理会社の要望により鍛えられた「Usoliaマンション管理業システム(MANSION21)」。組合会計とフロント業務を中心に、長期修繕計画を統合。担当者別収支管理や物件別収支管理まで網羅した、マンション管理会社向けのトータルシステム(総合パッケージ)です。

システム導入の利点

物件情報を一元化ですっきりと管理

基本的な物件情報以外にも、居住者データや各業務で作成・登録したデータを参照することで、業務効率や情報の均一な共有が実現します。

また、問い合わせ・クレームなどの情報も一元管理することで、担当者による情報の取りこぼしを改善し、業務・接客技術の標準化を図れるでしょう。

フロント業務を担当するそれぞれのスケジュール管理を実装することで、各業務の進捗状況や実績を登録することも可能。都度進捗を確認できることで、担当者を超えての業務円滑化に働きかけます。

文書作成の時間も短縮

複数のフロント業務担当者によって1つの文書を編集することで、文書のバージョン管理が簡略化できます。さらに、業務別にカテゴライズできることで文書の取り扱いルールの統一を図ることも可能です。

また、フロント業務に必要な基本書類(委託契約書や月次・年次報告書)に自動作成機能を実装することで、月間・年間のスケジュールに沿った文書作成も可能なので、大幅な工数削減も見込めます。

選ぶポイント

入力は簡単か

フロント業務担当者がメインで使用する事が考えられるため、入出力のタイミングが多く発生します。そのためホームページ感覚で閲覧・編集ができるような、シンプルで分かりやすい管理画面であることをチェックしましょう。

他システムとの連携は取れているか

フロント業務担当者がシステムの情報を使用する前に、賃貸管理システムやマンション管理システムなどの情報が使用できるのか確認する必要があります。2社以上の管理システムを導入する際には、互いのシステム同士の連携が取れているのか、その管理システム担当者に確認しましょう。

導入事例

管理する物件の数が多くなるにつれて重要なシステムになる

会社の設立当初はExcelでも十分管理可能な物件数でした。しかし支点を展開したことで、物件数は急激に増え、管理体制の見直しから不動産情報システムの実装に至りました。

当初はExcelの使用感との違いに戸惑いを感じておりましたが、膨大な物件数を前にした検索能力の高さには驚きました。複数名で行っていた物件情報の管理を、現在では1名で対応できるほどに最適化できています。

Excelで管理していた時には、人の手でデータ内容の書き換えを行っていたので、編集した入居者情報の誤りに気付かなかったり、家賃の入金状況の管理に不備があったりしたのですが、システム導入後には同様のミスがほとんどなくなりました。

管理物件が増加傾向にあるのなら、導入を検討しても良いかもしれません。

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