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不動産管理システムの導入事例

ここでは、不動産管理システムを実際に導入した企業の、導入事例を紹介したいと思います。

システムを導入したことによって課題がどのように解決されたのか、ぜひ参考にしてみてくださいね!

【事例】情報共有化&会計システム連携で業務効率化!

【賃貸管理会社A社】

資本金:3,000万円

事業内容:不動産賃貸業、不動産売買、リフォーム

管理戸数:5,000戸

特徴:

・30年間、地域密着で賃貸管理を行う

・仲介店舗を持ち、客付けも行う

・原状回復工事~リフォーム工事まで対応できるように建設部門をもつ

導入した不動産管理ソフト:J‐Rent(株式会社東計電算)

課題1:既存システムでは請求書作成ぐらいしか利用できておらず、履歴管理できない。

⇒解決

オーナーとの管理契約履歴や賃借人との賃貸契約履歴、また請求入金履歴や応対履歴、工事履歴といったすべての履歴を管理でき、エクセルに出力可能となった。

さらに、入居率や空室率、物件ごとの収支といった各種情報をまとめて出力できるカスタマイズを行い、経営会議で使える資料を作成できるようになった。

課題2:事業部ごとに独自システムを導入しており、情報共有できていない。

⇒解決

工事担当者が利用する「工事管理機能」や、店舗で使える「営業支援オプション」など、管理会社の業務をトータル的にサポートしてくれる機能が揃っているため、わざわざシステムを分ける必要がない!

また、ボタン1つ1つにセキュリティをかけられるため、担当部署や担当者ごとに業務を棲み分けられる。

さらに「応対管理オプション」を採用すれば、いつ・誰から・どのような問い合わせがあり・どのように対応したのかという応対履歴を残すことができ、情報を共有できる。そのため契約者やオーナーへの応対スピードもアップ!

課題3:賃貸業務の仕訳情報を、会社会計システムへ直接手入力している。

⇒解決

月次請求・支払いの処理や、原状回復工事により発生する売上原価などの仕訳も、自動で連携される!それぞれの仕訳には、科目のほか、部屋・相手先・組織といった付加情報を保持しており、さまざまな角度での集計・分析が可能。

また、仕訳データを「財務会計システム」に日次で連携していくことができ、業務の効率化が実現!

さらに、J-Rentベース、財務会計システムベースそれぞれの仕訳帳・元帳・残高明細表などの帳票も出力可能。

★まとめ

「J-Rent」の導入によって、リアルタイムな情報共有が可能となり、業務効率化や生産性向上につながった!

【事例】システム導入で契約管理が効率化

【株式会社K】

事業内容:不動産売買・賃貸

特徴:

・岩手県花巻市で創業40年。売上の8割は売買で、管理戸数は600~700戸に上る

・東日本大震災の際に修繕業務が大量に発生したことで、業務量が通常時の5倍に。従来の業務管理システムでは到底対応しきれず、現在のシステムを導入

導入した不動産管理ソフト:賃貸革命(日本情報クリエイト株式会社)

課題1:データ誤入力による一からの入力し直しで、毎月10時間分の余計な作業時間が発生

⇒解決

システム導入後は、間違いがあったとしても途中からの修正が可能になり、余計な作業時間をとられなくなった。

課題2:大家さんに提出する明細書や報告書の内容が「わかりづらい」と言われる。

⇒解決

システム導入後は、必要な項目のみをわかりやすく表示したシンプルな書類に変わり、大家さんからも高評価。

課題3:退去時精算処理が煩雑。ミスがあれば一から入力し直しが必要だった。

⇒解決

簡単な操作で精算や書類の出力が可能になり、ミスがあっても途中からのやり直しで済むようになった。

課題4:修繕会社の強気な見積もりに対し、適正見積もり額を確認するため過去データを確認したいが困難。

⇒解決

修繕管理の記録がデータベース化したため、いつでも容易に確認や検索が可能になった。需要が大きい時期でも適正な見積額を提示させることで、大家さんの利益を損なわずに済んでいる。

まとめ

契約管理にまつわる種々のデータを一括管理でき、業務における時間のロスや人為的ミスが軽減された。

【Iコーポレーション】

事業内容:不動産賃貸業

特徴:

・東京都武蔵野市にて「アパマンショップ」2店舗を経営する

・武蔵野市は「住みたい街ランキング」で5年連続1位の吉祥寺をエリアに持つため、賃貸事業競争の激しいエリアとなっている

導入した不動産管理ソフト:賃貸革命(日本情報クリエイト株式会社)

課題1:入出金の消し込み作業に多くの手間と時間を割いていたが、転記ミスによって督促漏れや入金済者への督促など、あってはならない間違いが起きていた。

⇒解決

ミスの原因は従来のエクセル管理にあると考えシステムを導入した結果、転記作業はなくなり人為的ミスはほぼゼロに。

課題2:クレーム情報、契約更新情報の管理が煩雑。

⇒解決

手書きで記録していたクレームや問い合わせ内容は、すべてシステム内で管理。対応漏れがなくなり、情報検索も容易になった。 契約更新情報もシステム管理し、更新時期が近づくと任意のタイミングで通知するよう設定。これにより、契約更新作業に余裕をもって取り組めるようになった。

まとめ

契約管理をエクセルでのみ行っていたときに比べて、作業時間は10分の1程度まで軽減されている。時間的にも心理的にも余裕を持って業務にあたることができている。

【M住宅株式会社】

事業内容:不動産売買・賃貸

特徴:

・愛知県東部の人口12万人ほどの地域において、売買と賃貸両方を手掛ける不動産会社

・ここ3年で毎年10%ほど売り上げ増。売上比率は売買6割、賃貸4割

導入した不動産管理ソフト:売買革命(日本情報クリエイト株式会社)

課題1:物件資料や毎月の情報誌の作成を手作業で処理。複数の販促ツールそれぞれを個別に作成していたため、たくさんの手間と時間をかけていた。

⇒解決

システムに物件情報と写真を一度登録すれば、物件情報シート・情報誌・ホームページなどの販促ツールに掲載可能。住宅地図を切り貼りして作成していた物件資料や、手作業でレイアウトしていた情報誌も簡単な操作で完成させられるようになり、効率が大幅に向上した。

まとめ

手作業で行っていた業務がなくなったことで業務効率が飛躍的に向上し、ホームページやSNSでの宣伝、メールマガジンの発信など効果的な集客業務に専念できる環境となった。

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