不動産管理システムの社宅代行機能

ここでは、数ある不動産管理システムの機能のうち、「社宅代行システム」について、くわしく解説をしていきます。とくにイチオシできる評判のソフトもピックアップして紹介しているので、社宅代行システムの導入を検討している人はぜひチェックしてみてくださいね。

社宅代行システムとは…？

主に社宅代行業務を行っている会社の業務効率化を実現してくれるシステムです。クライアント企業から委託をされた社宅管理にかかわる情報を、インターネットを経由して、リアルタイムで参照することが可能になります。

クライアント企業からの入退去申請や、それにかかわる斡旋状況管理、契約締結管理、また毎月の入出金業務などをサポートしてくれます。社宅代行業務会社の新しいサービスとして、クライアント企業の満足度に貢献できるシステムといえます。

通常の一個人の社宅契約であれば、必要な情報や文書、契約書は数枚で済むと思いますが、社内の異動に伴って、十数人～数十人単位の多量の契約・解約の手続きを求められる場合はどうでしょう。

社宅管理システムを導入することで、該当するフローに則って必要以上の人的リソースを要さない運用が可能となります。

また、社宅担当者自身が異動になった際にも、情報を一元管理していることで円滑な引継ぎが担えます。

社宅管理システムの多くがクラウドやネットワーク上で情報を管理しています。情報へのアクセスがwebブラウザから簡単にアクセス・操作できる反面、重要なデータを扱うという事を踏まえながら、導入システムを選ぶ必要があるでしょう。

管理システムを通してデータにアクセスする形式や、決められた者以外のアクセスを制限できるなどのポイントも押さえておきましょう。

近年から運用が開始されたマイナンバーも重要なデータですが、管理システムが転貸型・代理人方式なのかによって、より高いセキュリティレベルが求められます。管理システムのカスタマイズ性が、自社の使用環境とマッチしているのかも確認してみましょう。

社宅利用申請書が紙媒体だったため、社宅管理担当の負担は契約に必要な書面の手配だけでなく、解約や敷金返金業務により、一層負荷が掛かっていましたが、管理システム導入後はペーパーレスによって手続きの煩雑さがかなり軽減されています。

また、社宅の契約にかかわる書類や、火災保険などの保険に関する事項は包括的に申請を行うことで、申し込みの遅延や付帯漏れなどのリスク解消にもつながっており、トータルの工数削減の数値で見ると人事部だけでも、昨年より1,500時間余りも数値の削減を見込んでいます。

担当者の業務負担軽減により、以前よりも取り扱う物件を広く選択できるようにしたところ、従業員からも喜びの声を貰うようになりました。