SEの必要性も！不動産管理システムのカスタマイズを考える
不動産管理システムは、いまや不動産サービスの運営において欠かせない存在といえるでしょう。多くの業者がコンピュータベースにおいて業務管理しているため、使っていなければもはや時代にそぐわないとさえいえるでしょう。そしてそんな中でポイントとなるのが、カスタマイズです。優秀なSEが担当をおこなえば、ただそれだけでもライバル社との差をあける強みとなるかもしれません。今回は、そんな不動産管理システムのメリット、そしてSEの重要性などについて特集しました。
不動産管理システムとは
不動産管理システムを利用することで、いままで紙ベースもしくはExcelなどで管理していた情報を一括管理できるようになります。情報の管理、処理の速度が飛躍的に速くなり、また人為的なミスを減らすことができます。例えば、賃貸物件管理ソフトなら、賃貸や売買物件の管理をサポートする機能がついています。間取りや築年数、最寄り駅、アクセス方法など物件ごとのデータを登録しておくことができます。そしてその情報を一括で各サイトに登録できるのです。
近年、多くの不動産会社において不動産管理システムが活用されています。まずは基本的な情報をご紹介します。
おおまかにいうと
不動産管理システムは、いわば物件や各情報の管理、社内共有、さらにはホームページ管理や営業支援までひとまとめにおこなえる総合的管理システムのことです。現代において、不動産サービスはパソコンやインターネットの活用が必須となっています。そんな中、不動産管理システムがあればそういったツールを最大限役立てて効果的な運営をおこなうことが可能となります。
とはいえ、不動産管理システムと名がつくシステムはさまざまに存在します。提供している会社の違いや、管理できる内容の違い、また料金面やフォロー、連動面など多種多様です。そのため、自社に適したシステムをいかに導入できるかが大きなポイントとなってきます。
2つの種類の特徴
前述の通り、不動産管理システムにはさまざまな種類がありますが、大枠において2つに分けられます。それが、パッケージ製品と新規開発のものです。これらにはそれぞれメリットデメリットがあるため、特徴を詳しく把握しておきましょう。
まずパッケージの製品は、すでに他社での導入実績もあるため、成功例に基づいた運用ができる点です。またすでに完成されているため、導入後使い方を周知すれば早速役立てていけます。一方デメリットとしては、完成されているがゆえに自由に形を変えられない、カスタマイズした場合でもバージョンアップ対応が必要になるといった点が挙げられます。
その点自由度の高さを魅力とするのが、新規開発のタイプです。自社のためだけの仕様に仕上げられるため、かゆいところに手が届く機能性が活かせます。ですが反対に、一から作るため、開発費用を要する、拡張のし過ぎによってシステムが複雑化するといった懸念点も伴います。
理想の不動産管理システムとは
上記の通り、パッケージ製品と新規開発システムには、ぞれぞれにメリットデメリットが伴います。ではどういったものがベストと呼べるのかというと、それは双方のデメリットを補い合ったメリットが多い不動産管理システムです。具体的には、カスタマイズ性の高いパッケージ製品や、費用面や技術面込みで利用しやすい新規開発業者などがそれに該当するでしょう。これなら、スムーズかつ手軽に導入できる上、自社に適した形で運用可能となります。
柔軟なカスタマイズを実現するには
不動産業務は会社によって業務フローが違います。ですからあらかじめ機能が設定されているソフトでは自社のすべての業務に対応できない場合が多いのです。そこでシステムを自社業務に合わせてカスタマイズするのですが、一からつくるフルスクラッチにせよ、パッケージを土台にカスタマイズするにせよ、どうしてもSEによるアプリケーション制作の専門知識が必要になってくるのです。
ですから、環境に合わせたシステムを作り上げるにはSEの協力も視野にいれなければならないのです。
不動産管理システムの中には、より便利に役立てられるようカスタマイズ性を強化した製品も複数見受けられます。ですが、そんな性能を最大限引き出して活用するには、ポイントを押さえた導入が欠かせません。柔軟に不動産管理システムをカスタマイズして活用するポイントについて、まとめました。
優秀なSEを置く
SEことシステムエンジニアは、システムの開発、プログラミングなどだけが仕事というわけでもありません。ヒアリングや問題点の把握・業務フロー改善・プレゼンテーション・プロジェクト推進など、システムの開発・管理とその周辺全般の仕事までもをこなすポジションになります。そのため、新規開発を要する際はもちろん、パッケージ製品を会社状況に合わせてカスタマイズする上でも有用な人材となるでしょう。
どうやってSEに任せられるの？
自社に在籍していればもちろん理想的ですが、技術職であるSEをわざわざ不動産会社で雇うというのも、あらゆる面に負担が伴うことでしょう。そんなとき便利に感じられるのが、不動産知識豊富なSEが在籍する不動産管理システムのサービス提供会社を選ぶという方法です。SEの必要性は、業界でも広く知られています。そのため、各社優秀なSEを置いて、信頼感や満足度のアップに力を注いでいるのです。パッケージのカスタマイズ、フルスクラッチによる開発まで、安心して任せられます。
SEに不動産知識が重要な理由
SEと不動産は、少しかかわりの薄い関係性かもしれません。どちらにおいても、もう一方を必須としているケースはほとんどありません。ですが、効果的な不動産管理システムを任せる上では、やはり業界知識豊富なSEが欠かせません。なぜなら、不動産会社スタッフが自分の手足のように役立てられるシステムであることが求められるため、利用者の観点で開発できるSEこそが理想的となるためです。また、お客さんや管理側の立場に立てるというのも、メリットでしょう。
不動産管理システムを導入するメリット
物件をポータルサイト、自社サイトに一括で登録できるので、お客様へのアプローチ速度が格段に速くなります。また情報を一元化し一括管理すると、入出金の管理、単純な記入漏れ、金額ミス、契約更新などの書類作成ミスを防ぐことができます。
情報はデータ化されていますので、欲しい情報がすぐ取り出せるようになります。さらに社員で情報を共有できるので連絡漏れなどが無くなります。
ただ、そんな素敵な環境を整えるには、自社に合った管理ソフトを正しく選び、必要に応じてSEの力も借りて作り上げることが大事です。
では具体的に、カスタマイズ性の高いシステムを役立てることでどういったメリットが実感できるのでしょうか。具体例について、紹介します。
成約率がアップする
何よりのメリットとしては、やはりこの成約率アップでしょう。使い勝手の良いシステムは、同時に業務のスムーズ化やモチベーションの向上、より良いプランの提案などを後押しします。不動産業務は数あれど、やはり重点は各契約の成約に他ならないはずです。各面の効率化と成約率アップに役立つことで、サービスレベルの向上、強いては会社の拡大にまで繋がってくるはずです。ここまでの魅力を持ち合わせているシステムですから、ベストなカスタマイズのもと導入しない手はないといったところです。
ミスを減らせる
不動産管理システムでは、情報共有や管理をシステム上でまとめておこなえます。そうなってくると、データの取り違えや情報の周知不足、スケジュールミスなども大きく解消できます。インターネット全盛の昨今とはいえ、結局は人が仕事をするわけですから、ミスは否めません。ですが極力減らすことができれば、これもまた効率化となるに違いありません。ミスを減らせることも、大きな必要性のひとつといえるでしょう。
短縮できた時間を別の作業に役立てる
効率化が実現できると、時間に余裕ができてくるはずです。とはいえ、もちろんその間も給料が発生しているわけですから、活用しないわけにはいきません。そうなってくると、従来手の回らなかった仕事までもが無理なくこなせるようになってきます。仕事量が増えるとはいえ、テンポ良く取り組めるため社員のモチベーションを下げる心配もいりません。それどころか、より意欲的にすらなってくれることでしょう。同じ人数で、より多くの作業ができるとなれば、会社にとっては人件費の上でも効率化となります。
まとめ
同じ不動産管理システムであっても、自社にフィットするようカスタマイズされたものとそうでないものでは、有効性が大きく違ってきます。不動産知識に長けた優秀なSEのいる提供会社を利用すれば、高いレベルにおいてそれを実現することが可能です。それにより、あらゆる面での効率化、さらには成約率アップや会社の成長にまで繋げられます。ポイントを押さえた上で、導入検討する価値は大いにあるといえるでしょう。
