管理業務のパートナー 不動産管理システム導入ガイド » 不動産管理システム導入前のチェックポイント » フリーソフトを使ってはいけない5つの理由!不動産管理で失敗しないために

フリーソフトを使ってはいけない5つの理由!不動産管理で失敗しないために

不動産管理にフリーソフトを利用するのは、基本的に避けたほうがよいでしょう。

たしかに無料で簡単に利用できるのは魅力的です。

しかし「管理の労力を軽減する」というシステム導入の本来の目的を考えれば、フリーソフトでは力不足な点が多いのです。

今回は、なぜ不動産管理にフリーソフトを使わないほうがよいのかを5つの理由で説明していきます。

理由1. フリーソフトはサポートが弱い!

フリーソフトの使用をすすめない一番の理由が、サポートの弱さです。不動産管理ソフトは導入後のサポート、故障などのトラブル対応が必須ですが、フリーソフトの場合はサポートや故障時などのアフターサービスが無い場合があります。たとえアフターサービスがある場合でも、高額有料となってしまったり、対応が遅くなってしまったりする場合があり、はなはだしい場合は業務そのものが停止してしまいます。

ソフト自体の提供停止やアップデートの終了もありうる

フリーソフトは開発者の意思ひとつでソフトの配布が終了したり、アップデートが終わったりする可能性があります。不動産管理で顧客のデータを扱う以上、サポートの不安定さは大きなリスクです。

わからないことがあっても自己解決しなければならない

フリーソフトには電話窓口、チャットやメールによる相談窓口、担当者といったものが存在しません。わからないことがあってもすべて自己解決する必要があります。また、法改正があったときどうするかも自分で考えなければいけないのです。

理由2. フリーソフトは大規模なデータ管理が苦手!

不動産管理では多様なデータを扱いますよね。所有している不動産そのものの管理、入居する人の管理、オーナーの管理、賃貸料や駐車場料金などお金の管理、請求書や契約書といった書類の管理などなど……。しかし、実はフリーソフトの多くは不動産管理のような大規模なデータ管理をするのが苦手なのです。

性質上、不動産で扱うデータは日々増加していきます。その増えた膨大なデータを管理するにはフリーソフトでは限界があるのが現実。また、多くのフリーソフトにはバックアップ機能などが無いため、故障やファイル破損時に大切なデータも全て消えてしまう危険性があるのです。

ひとつのフリーソフトではすべての機能をまかなえない

フリーソフトの多くは単一の機能しか持ちません。これひとつ入れておけば不動産管理は問題ない、というソフトがないのです。

あくまで簡易的なもののため処理能力に限界がある

例えば、表計算のフリーソフトで情報を管理すると、入力したデータが増えれば増えるほどソフトの動作は重くなっていきます。フリーソフトはあくまでも簡単に、簡易的に利用するものなのです。

データのやりとりまで考慮していないためソフトどうしの連携に難がある

フリーソフトはまったく別の人がつくったソフトとデータの受け渡しをすることまで考慮されていません。そのため、ソフトどうしでデータのやり取りをするときには特に不具合が出やすいのです。

導入・買い替えにオススメ
不動産管理システムを紹介

理由3. 機能ごとに違うソフトを使い分ける労力が無駄!

使い分けが必要なフリーのソフトは、当然ながらひとつひとつ操作感もデザインも違います。フリーソフトの多くは使える機能が限られています。つまり不動産業務を包括的に賄えるソフトがないのです。したがって、業務ごとにフリーソフトを入れなければなりませんが、当然ソフトごとにも使い方が変わってきます。

どんなソフトでも慣れるまでには時間がかかる

どんなものでも、初めて使うものに慣れるまでにはある程度時間がかかります。 複数のフリーソフトを導入した場合、「慣れる」ためだけに大量の時間を必要とするため、その時間が無駄になるのです。

担当者が変わった場合の引き継ぎが大変

もし担当者が変わったり新しく人を雇ったりした場合、次の担当者がソフトの仕様に慣れるまでにはやはり時間がかかります。ここでも無駄な時間と労力を使うことになってしまいます。

理由4. 「情報の共有」が難しい

フリーソフトは個人での使用を想定しているものが多いため、基本的に複数人で情報を共有することが苦手です。 担当者が一人ならば問題ありませんが、数人いる場合データの管理が煩雑になってしまいます。また、フリーソフトは、基本的にパソコンにダウンロードして利用することが多い仕様となっています。すると他のパソコンや支店などで入力した管理データを共有するのが難しいのです。その結果、将来的な業務拡大についていけない可能性が高くなります。

理由5. フリーソフトはカスタマイズ性や専門性で劣る

フリーソフトの多くは個人が趣味で作っています。そのため、機能の専門性やカスタマイズ性、アップデートの速度などが有償の商品より数歩劣るのです。当然使い勝手が良いものばかりではありません。

不動産管理にソフトやシステムを導入するのは、面倒な作業をまとめることで楽をするためです。しかしフリーソフトを使うと、楽をするつもりがより面倒になってしまう場合も少なくありません。

不動産業務は各社でその業務フローにかなりの差がありますからシステム自体もそれに合わせてカスタマイズする必要があります。しかしながらフリーソフトのカスタマイズ性は現時点では満足できるものは見当たりません。 もし本格的に業務に役立てたいのであれば、システム構築をしていくしかないのです。

サポートもなく情報の共有も難しいうえ、さまざまなソフトを使い分ける必要のあるフリーソフトは不動産管理には不向きです。業務を楽にするためにはどのような機能や使い勝手が必要かを考え、適切な不動産管理をしましょう。

関連のページ

不動産管理システム
買い替えのポイント

gnb-img

不動産管理システムをリプレイスする際の3つのポイントを解説!
おすすめのシステムも紹介しています。

「機能」と「使いやすさ」に優れる
おすすめの不動産管理システム

数ある不動産管理システムの中でも必要な機能を備え、
使いやすさを実現してくれるシステムを厳選。

ただし、使いやすさと言っても特徴が異なるものです。
ここではおすすめ3システムの特徴を紹介していきます。

賃貸管理システムの代名詞!
他システムも統一して
使いやすさを実現できる

賃貸革命

賃貸革命キャプチャ
引用元:日本情報クリエイト公式HP
https://www.n-create.co.jp/pr/product/kakumei-chintai/

公式HPは
こちら

公式HPで
導入事例をみる

電話で問い合わせる
平日9:30~12:00/13:00~18:00

自社の「使いやすさ」を実現
独自の”カスタマイズ力”で
業務の悩みを解決

マルチユース V3

マルチユースV3キャプチャ
引用元:武蔵公式HP
https://www.0634.co.jp/

公式HPは
こちら

公式HPで
導入事例をみる

電話で問い合わせる
平日9:00~18:00