初期買取（オンプレミス）とクラウドならどっち？不動産管理システムを賢く選ぶには
不動産管理システムにおいて、初期買取（オンプレミス）とクラウドのどちらがよいかは条件によって変わります。
ただ、新しく不動産管理業務を始める予定がある、これまで手作業やフリーソフトで代用していた管理業務を本格的なシステムでの管理に移行したい、と思ったら、不動産管理システムの導入は必須です。
今回は、少しわかりづらい不動産管理システムの初期買取とクラウドそれぞれのメリットとデメリットをご紹介します。
初期買取とクラウドは
システム管理の違い
不動産管理システムにおける初期買取とクラウドの違いは、システムを「自社で管理する」か「他社が管理するものを使う」かです。
初期買取のメリット
初期買取は、自社内にサーバーを用意しシステムを構築することで不動産管理を行います。初期買取のメリットとしては以下の点が挙げられます。
- 社内の人間だけでデータを管理する環境のためセキュリティ性が高い
- 契約書の形式の引き継ぎなど、自社の好みや希望に合わせた柔軟なカスタマイズが可能
- サーバーに問題が発生しない限り、インターネットが使えない状態でも使える
初期買取のデメリット
初期買取もメリットばかりではありません。デメリットには以下のような点があります。
- システムの購入代金以外にもサーバー用のパソコンやHDD、ネットワークなど、導入時の初期費用が高い
- サーバーの運用・管理・メンテナンスをするための人件費や機器の取り替えなど、維持費がかかる
- 法改正にともなってシステムを変更する必要がある場合、自社で対応しなければならない
- サーバーの用意やカスタマイズなど、導入までに時間がかかる
初期買取の一番のメリットは自社業務に合わせてシステムのカスタマイズが可能であること。また自社内にサーバーを用意してシステムを構築する関係上、セキュリティの高さを保つことができます。
逆にデメリットとしては初期費用の高さ、システムの導入と構築にかなりの時間と労力が必要になることです。
その費用と労力を要しても自社に合ったシステムを構築することができれば、それ以上のリターンは期待できるでしょう。
クラウドのメリット
クラウドとは、サーバーもシステムもデータもすべて他社に置いてあり、そこにアクセスして不動産管理を行うタイプのシステムです。メリットとして以下の点が挙げられます。
- サーバーを用意する必要がないため、初期買取に比べて導入にお金がかからない
- システムの提供会社がすでにサーバーを構築しているため、登録さえすればすぐに不動産管理ができるようになる
- インターネットさえあればいつでも・どこでも・どの端末でも利用できる
- システムが自動でアップデートされ、各種法改正にも対応しているため、常に最新の管理システムを利用でき労力もかからない
- 取扱数など、規模に合わせてプランを選べる
- 完成しているシステムを利用するだけなので導入が簡単
クラウドのデメリット
もちろんクラウドにもデメリットはあります。以下の点には注意が必要です。
- 初期買取のように細かなカスタマイズができない
- 他社のサーバーを利用するため、漏えいなどの情報管理リスクがある（※クラウド専用で管理されているサーバーは高度なセキュリティで守られていることが多く、自社管理より安全性が高い場合もあります）
- クラウド上での管理になるため、インターネット環境がないと利用できない
クラウドシステムを利用することの最大のメリットは初期費用の安さと導入の簡便性です。用意されたシステムを利用しますから、ネット環境さえあればどこでも利用できます。
一時期はセキュリティの脆弱性が問題となっていましたが、現在はクラウドサービスはかなり改良が進み、下手な自社サーバーよりも高いセキュリティを持っているものもあります。
欠点としてはカスタマイズ性が低いところですが、運営している会社によっては自社の環境に合わせてほぼフルスクラッチで改修をしてくれるところもあるので、会社選びが非常に重要となります。
自社の環境に合わせることを妥協しない
結局どちらが良いのかという事ですが、自社の業務内容をよく考え、将来性も合わせて簡易的なもので十分と思えるなら、クラウドシステムで自社に最も合うものを探すのが良いかもしれません。
しかし、気をつけなくてはならないのは、将来的に会社が成長して業務内容が変化したとき、臨機応変にカスタマイズできるシステムかということ。また一からシステムを構築することは大変な労力を要しますから、初期段階で十分検討したうえで、システムを導入する必要があるでしょう。
