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業務フローの一新はNG?不動産管理システム導入前の注意点

不動産管理システムの有効性は正しく活かそう

不動産管理システムを導入する目的は、業務フローの効率化と正確性の担保。保有不動産の収益改善、テナントの管理、所有物件の管理などに紙ベースやExcelで個別に対応してきた煩雑さを解消し、情報の一元化、一括化がはかられたうえで、業務効率をあげられなければシステムを導入する意味がありません。そのためには管理システムを有効に使わなければならないのです。

基本的に、不動産管理システムは不動産運営においてメリットとなる存在であり、総合的に見れば、成功例の方がきっと多数派でしょう。不動産管理システムを提供する会社の多さや口コミ情報など見ても、ポジティブに感じられます。ですが、正しく活かさなければマイナスな存在ともなりかねません。その理由について、ご説明します。

不動産管理システムが有効な理由

不動産運営には、さまざまな作業が存在します。営業のための紙媒体やネット活用、物件管理、契約、法律関連、そしてアフターフォローまで、数えだすときりがありません。アナログな方法だけでは、大変です。そんな中広く重宝されているのが、不動産管理システムです。管理や会計・営業・修繕計画・ホームページなどを、一括で効率的におこなうことが可能となります。またカスタマイズ性にこだわられたシステムが少なくないので、業務フローも自在です。

業務フロー一新は避けるべき

不動産管理システムを社員で共有することにより、会社の業務フローそのものを大幅に変更することも可能です。問題点を見つめなおし、すでに他社で実績のあるフローをそのまま取り入れる、そんな活用法にも役立てられます。ですが、まるまる一新してしまうというのは、あまりおすすめできません。効率化に適した不動産管理システムが、逆に業務を妨げる存在ともなりかねないためです。

不動産管理システムの理想的な役立て方

まずは、業務フロー一新という施策がなぜ適さないのかを、細かく理解していきましょう。大まかにやるべきではないといわれても、なぜ避けるべきなのかを知らなければ合理的な対策ができません。また、会社の状況によってはある程度大幅な改革も重要となってくるかもしれません。詳細を理解して、自社に最適なやり方で導入することこそが、理想的な取り入れ方といえます。

業務フローを一新することによる具体的なデメリットとは

管理ソフトはあなたの会社の業務に合わせて作られたわけではありません。多くの不動産業務に対応できる機能を実装してはいますが、地方ならではの慣習など、対応できない部分も少なからずあるのです。

ですが、そこでソフトに合わせて業務フローを一新してしまうことは一時的な業務の停滞期を招くことになります。

新しい業務フローを覚え、使いこなすまでの労力が実るなら良いかもしれませんが、疲れ果てた上に結局もとに戻す羽目になれば目も当てられません。

ですから、業務フローの改変は慎重を期すべきなのです。

不動産管理システムがあれば、システムを中心に不動産運営をおこなうことが可能になります。そのため、システムひとつで会社の流れそのものをがらりと転換することもできます。ですが、だからこそデメリットとなるケースには注意すべきなのです。その具体例について、特集しました。

結局カスタマイズが必要になる

業務フローを一新すれば、すでに完成された状態であるため、カスタマイズの手間なく有益な機能性が導入できそうに感じられます。ですが、これは大きな間違いです。業務形態は、会社それぞれで異なります。それこそ、同じ不動産会社でも支店が異なるだけでやり方を調整しているケースもあるでしょう。そのため、有能な不動産管理システムで一新したとしても、結局は自社に適したカスタマイズ業務が発生します。余計な時間や費用を伴うため、非効率に感じられます。

現場の業務が一時的にスローダウンする

優秀な業務フローが浸透すれば、きっと効率的な運営が実現されることでしょう。ですが、浸透するまでの期間に関してはむしろ逆で、スローダウンしてしまう可能性の方が高いです。本業務以外に、システム操作を覚えるための作業が増えてしまうためです。一時的とはいえ、会社全体における効率の低下は一大事でしょう。これもまた、業務フロー一新の注意点といえます。

社内に不協和音が生じる

前述のような負担となる可能性もあるものの、すべての社員が抵抗を覚えるとは限りません。一新されたフローにもいち早くなじむことができる人からすれば、むしろ大助かりといったところでしょう。ところが、やはり戸惑いを覚える人も少なくないはずです。この場合、一新賛成派と反対派によって、少々意見の食い違いが生じるかもしれません。不動産は、複数の部署が連携をとってはじめて効率的な運営となります。チームワークを乱す種ともなりかねないため、気をつけるべきです。

理想的な不動産管理システムの導入方法とは

導入において重要なのは、自社に合わせたシステムのカスタマイズです。

もちろん、自社に合わせてすべてのシステムを構築するのは大変ですから、システムの機能を利用して、そちらのほうが利便性も良いとなれば緩やかな業務フローの改変を行うなど、柔軟な取り入れ方ができれば理想でしょう。

そこで大切なのはシステムを提供する会社を正しく選ぶことになります。

まずは、不動産業務に強いSEがいる会社であることが大切で、自社に合わせたカスタマイズに対応できるかどうかがポイント。またエンジニアとしても優秀であることが大切で、自社業務にあったソフトの開発能力が重要になってきます。

管理ソフトは業務を円滑に行うためのシステムです。搭載されている機能や価格の安さなどに惑わされず、ただしく提供会社とシステムを選択する必要があります。

業務フローを一新すると、前述のようなリスクが伴います。ではいったい、理想的な導入の仕方はどういったやり方といえるのでしょうか。実践すべき導入の仕方について、チェックしていきましょう。

現行フローに合わせたカスタマイズを

まずいえるのは、カスタマイズが重要であるということです。それも、ただ有益に感じられる形に変えるのではなく、現行フローになじみやすいよう心がけましょう。大事なのは、速やかな業務効率アップよりも、社内全体で共有してうまく活かせるかどうかです。そのため、レベルの向上以上に分かりやすさがポイントとなってきます。現行フローにプラスアルファできるような、付加価値的フローを心がけてください。

便利体験を広げていく

新しいフローをなじませるポイントとして、便利体験の共有が挙げられます。新しいやり方をいきなり押し付けられても、それはある種作業の増加に他なりません。ですがそれは本当に便利なものであると理解しながら導入できれば、前向きな気持ちで取り入れていけます。小さな内容から、ひとつひとつゆっくりとなじませていきましょう。

むしろ変えないということも大切

業務のレベルアップを図りたい、そう思ったとき、より多くのフローを変えたいと思うかもしれません。ですが、現状フローがベストなものであるのなら、むしろ変えてしまうとマイナスに働くかもしれません。新規フローの導入は、あくまで改善すべき部分のみに留めましょう。変えないこと、それもまた有益な判断になります。

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会社選びからこだわろう

有益な不動産管理システムを検討するなら、まずは会社選びがポイントとなってきます。理想的な選び方で、会社のレベルアップに役立ててください。

カスタマイズにこだわった不動産管理システム導入をするなら

自由なカスタマイズは、かならずしもできると限りません。不動産管理システム会社それぞれに特色があるため、カスタマイズを得意としているところがあれば、そうでないケースも存在します。効率的な導入を考えるなら、ぜひカスタマイズを強みとする不動産管理システム会社を選んでください。

選ぶ際のポイント

ポイントとしては、不動産業務に強いSEがいる会社であるということです。システム開発において、優秀なエンジニアはもちろん必須です。ですが、加えて不動産知識に長けているということも重要となってきます。業務や現場のことを社員に近い目線で考えられるため、それこそ導入しやすい現行フローになじみやすい不動産管理システムを作ってくれることでしょう。

開発力の高さ

システム開発力についてもこだわってください。この力が低い会社の場合、こちらの求めに適した水準のシステムを作ってもらえないかもしれません。逆に開発レベルが高い会社なら、あらゆる要望を叶えるべく柔軟にカスタマイズしてくれることでしょう。

不動産業務のレベルアップを図る上で、不動産管理システムはとても有効です。ですが、業務フローを一新してしまうと、余計な業務が増えたり一時的にスローダウンしたり、また社内の不協和音を起こすきっかけともなりかねません。小さな便利体験をひとつひとつ共有していき、メリットの多い導入を目指してみてください。

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